privacy statement

Wat zijn in onze ogen persoonsgegevens?

Ben je klant of relatie van ons of heb je contact met één van onze collega’s? Grote kans dat wij dan persoonsgegevens opslaan. Maar wat zijn in onze ogen persoonsgegevens? Persoonsgegevens vertellen iets over jou of over je bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan je voornaam, achternaam, telefoonnummer, woonplaats of mailadres. Alle informatie die een verband kan leggen met jou als persoon.

Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

Persoonsgegevens gebruiken wij voor een aantal zaken. Denk daarbij aan:

• Contact opnemen met jou of de organisatie (voor lopende of toekomstige projecten)
• Het toesturen van offertes en facturen
• Je gegevens goed in onze administratie zetten en bijwerken als er wijzigingen zijn
• Het toesturen van onze eigen nieuwsbrief
• Meten hoe tevreden onze klanten zijn met onze dienstverlening
• Uitnodigen voor evenementen en workshops
• Het selecteren van de juiste kandidaat in het geval van een sollicitatietraject

Van wie hebben we persoonsgegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens van iedereen waar één van onze medewerkers contact mee heeft (gehad) en dat heeft geleid tot een klantrelatie of tot een geïnteresseerde prospect. Deze gegevens bewaren wij tot het moment dat de relatie wordt beëindigd. Ook verzamelen wij de persoonsgegevens van potentiële nieuwe medewerkers die tijdens een sollicitatietraject bij ons solliciteren of een open sollicitatie opsturen. Deze gegevens bewaren wij tot een jaar na ontvangst.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Wij bewaren een aantal gegevens van jou en van de organisatie waar je werkt. Opgesomd zijn dat:

• Je voor- en achternaam
• Je telefoonnummer
• Je mailadres
• De naam van het bedrijf
• Het adres of de adressen van jouw vestiging(en)
• De woonplaats(en)
• Het BTW-nummer
• Het rekeningnummer
• De functietitel(s)
• De contactgeschiedenis (wat is er in het verleden inhoudelijk besproken via telefoon, email of tijdens de afspraken)

Met wie delen we persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden in principe niet door ons gedeeld met derde partijen. Alleen wanneer hier een goede reden voor is, verstrekken wij jouw gegevens met anderen. Hierbij moet je denken aan de situatie wanneer er fraude is gepleegd of wanneer er een rechtszaak loopt. In die gevallen zullen wij de gegevens moeten delen met politie, justitie of een incassodienst. Er zijn strenge regels voor het delen van persoonsgegevens. Daar houden we ons natuurlijk aan.

Wij zorgen goed voor jouw persoonsgegevens

Altijd goed beschermd

Wij maken uitsluitend gebruik van eigen beveiligde systemen voor het opslaan van data, om te voorkomen dat persoonsgegevens in verkeerde handen belanden. Mocht er ooit een datalek voorkomen, dan melden wij dit direct aan de desbetreffende persoon.

Geheimhouding getekend

Onze collega’s hebben allen bij het in dienst treden een contract ondertekend waarin onder meer een aparte paragraaf is opgenomen hoe om te gaan met persoonsgegevens. Zij verklaren door middel van het ondertekenen van het contract dat zij geheimhouding beloven van gevoelige informatie, zoals de inhoud van projecten en persoonsgegevens.

Hoe kan ik mijn persoonsgegevens inzien?

Iedere persoon in de EU heeft ‘recht op inzage’ van zijn persoonsgegevens. Dat betekent concreet dat je recht hebt om in te zien welke persoonsgegevens van jou in het bijzonder wij opslaan. Wij bieden personen de mogelijkheid om onze fysieke en online dossiers in te zien en beroep te doen op hun ‘recht op correctie’ indien deze gegevens onjuist zijn en aangepast dienen te worden. Daarnaast kunnen ontvangers van onze nieuwsbrief hun inschrijfgegevens bekijken en/of wijzigen door onderaan de nieuwsbrief op de desbetreffende optie te klikken.

Onze visie op privacy

In onze visie op privacy zijn persoonsgegevens in goede handen. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met de gegevens die wij ontvangen van jou als contactpersoon of jouw bedrijfsgegevens. Daarbij staat het woord veiligheid altijd centraal. Naast de persoonsgegevens die bij ons bekend zijn vanwege de relatie die bestaat met één van onze medewerkers, heb je ook zelf invloed op de gegevens die bij ons bekend zijn. Wanneer je onze nieuwsbrief ontvangt, kun je zelf de informatie aanpassen of je uitschrijven om deze niet meer te ontvangen. Regelmatig controleren wij de persoonsgegevens die bij ons bekend zijn om ervoor te zorgen dat hier geen verouderde informatie blijft staan en dat wij altijd de juiste gegevens hebben. Dit zorgt er ook voor dat onze database altijd opgeschoond en veilig is.

Over dit Privacy Statement

Dit is het Privacy Statement van Advance Communications BV. De inhoud hiervan kan regelmatig worden aangepast. Deze huidige versie is gemaakt op 19 maart 2018. De meest recente versie vind je op www.advacom.nl.

Vragen over privacy?

Wij kunnen ons voorstellen dat je na het lezen van dit Privacy Statement nog aanvullende vragen hebt over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan. Stuur dan een mail naar info@advacom.nl en wij reageren zo snel als mogelijk op jouw vraag.